Аутсорсинг складской логистики: лишние издержки или способ сократить затраты?

За январь – июль себестоимость складской логистики в России, по данным ПЭК, увеличилась на 15% год к году. В первую очередь это связано с острым дефицитом линейных сотрудников, на фоне которого средний уровень оплаты их труда увеличился на 10-35% в зависимости от категории. Согласно статистике hh.ru, по итогам первого квартала 2024 г., больше всего выросли зарплаты кладовщиков – на 32%, до 62,1 тыс. руб., и грузчиков – на 26%, до 49,3 тыс. руб. Обостряется дефицит складов: по данным консалтинговой компании NF Group, в первом квартале 2024 г. доля свободных площадей достигла околонулевого уровня. Вслед за этим по итогам первого полугодия, согласно статистики Ricci и NF Group, средневзвешенная ставка аренды спекулятивных объектов в Москве выросла на 76%, до 11 500 руб./м2 triple net, в регионах в России – на 64% год к году, до 9100 руб./м2 triple net.

По данным ПЭК, на практике некоторые арендодатели повышают тарифы на 40-100% при обновлении срока договора аренды или в отдельных случаях в течение срока аренды, а если компания отказалась – могут расторгнуть договор в одностороннем порядке. Чтобы оптимизировать затраты, бизнес все чаще передает складские операции на аутсорсинг – за январь – июль спрос на 3PL-сервис увеличился в полтора раза год к году. На какие критерии ориентироваться при выборе внешнего провайдера? Как сократить издержки? Рассмотрим далее.

Собственная логистика или аутсорсинг – что выбрать?

Выбор между собственной складской логистикой и аутсорсингом начинается с оценки того, насколько производственные и финансовые показатели вашей компании соотносятся с базовыми на рынке.

Речь идет о следующих параметрах:

1. Уровень утилизации, или соотношение объема товара к занимаемой складской площади. Чем больше продукции хранится на 1 м² склада, тем меньше расходов на операции с каждым товаром понесет компания. Базовый показатель в логистике на складах класса А — не менее 1,5 евро-палеты на м².

2. Оборачиваемость и пропускная способность, или соотношение грузопотока к объему товаров на складе. Важно, чтобы количество отгружаемой и хранимой продукции на складе было равномерным. Базовый показатель – 1:1, однако он может сильно варьироваться в зависимости от типа продукции.

3. Производительность персонала и своевременность складской обработки – определяется как соотношение количества продукции на одного человека в час с учетом заявленного времени отгрузки. Базовый показатель – обработка не менее 95% отгрузок в установленные сроки.

 4. Себестоимость складской логистики, которая включает затраты на хранение и обработку. К первой категории относятся расходы на аренду площадки, коммунальные платежи, а также обслуживание инфраструктуры – от стеллажей до ИT-сервисов. Ко второй – затраты компаний на ФОТ персонала, закупку и обслуживание складской техники. Базовый показатель зависит от масштабов компании и категории продукции.

5. Адаптивность склада, или его способность масштабироваться при изменении объемов хранения и обработки. Это показатель относительный, и он варьируется исходя из категории оснащенности склада, номенклатуры товаров и других критериев. Каждый из этих параметров может меняться в зависимости от категории товаров, поэтому рекомендуем сравнивать их со средними показателями на рынке и других компаний для каждой отрасли. Если вы обнаружили значительное отклонение, имеет смысл оценить, насколько можно сократить издержки при переходе на аутсорсинг.

Для этого нужно ответить на три ключевых вопроса:

1. Есть ли у компании полностью или частично простаивающие мощности: человеко-часы, техника, склады? Чем больше проблем с эффективностью внутренней логистики, тем выше вероятность оптимизировать затраты при переходе на аутсорсинг. Первым делом необходимо отказаться от суточных, сезонных простоев и непроизводственных ресурсов, в чем и может помочь переход на 3PL-площадку. Один из способов экономии при аутсорсинге – гибкое перераспределение ресурсов оператора с оплатой их фактического использования, в то время как, выстраивая собственную складскую логистику, бизнес вынужден привлекать фиксированные ресурсы, оплачивая их независимо от степени использования.

2. Как меняется объем продаж и ассортимент в зависимости от сезона? Если спрос на продукцию волнообразный, с резкими всплесками и падениями, компании несколько раз в год требуются дополнительные ресурсы для хранения и обработки. Переход на аутсорсинг поможет снизить и сгладить эти издержки.

3. Увеличивается ли требуемый объем вложений в инфраструктуру: склады, оборудование и ИT- системы? Если компания пришла к тому, что ей требуются дополнительные инвестиции на расширение и/или повышение эффективности складских операций, то для экономии можно рассмотреть полный или частичный переход на аутсорсинг. 3PL- провайдер зачастую уже может располагать требуемыми решениями (системами хранения, ИТ-системами, технологиями и пр.) и гибко распределяет расходы между всеми заказчиками, что помогает каждому из клиентов снизить себестоимость складской логистики и распределить затраты во времени.

Переход на аутсорсинг: как избежать издержек?

При выборе внешнего оператора важно помнить, что качество логистики будет зависеть в том числе от его бизнес-процессов, поэтому рекомендуем обращать внимание на устойчивые компании, клиентский портфель которых диверсифицирован.

Базовые критерии:

• объем площадей;
• география присутствия;
• количество клиентов;
• общая численность штата;
• возможность ускоренного масштабирования – привлечения дополнительных площадей и персонала;
• уровень автоматизации: наличие ИT-решений и способность интегрироваться с заказчиком.

По нашему опыту, при выборе 3PL-оператора стоит отталкиваться не только от финансовых возможностей компании, но от уровня кастомизации процессов. Выбор может стоять между гибкостью и надежностью. Если технологии обработки грузов специфичны, и их сложно или нет желания менять, то небольшие компании-провайдеры часто демонстрируют большую гибкость. Большинство крупных операторов эффективнее всего справляются с уже стандартизированными процессами, и поэтому часто предлагают потенциальному клиенту адаптировать свои процессы. Однако при этом их главные преимущества – широкая география присутствия, высокий уровень автоматизации, а также возможность оперативно расширить объем складских площадей и численность персонала за счет большого количества ресурсов.

Передав складские операции внешнему провайдеру, компания может не только оптимизировать расходы, но и повысить гибкость, адаптивность бизнес-процессов. Однако если отправить партнеру неполный набор параметров или некорректные расчеты, бизнес может столкнуться с издержками при запуске операций. Избежать этого позволит качественный анализ и подготовка базовых показателей складской логистики, которые необходимо передать 3PL-провайдеру:

• Объем хранения и обработки в динамике: посуточной, еженедельной и ежемесячной.
• Оборачиваемость товара.
• Количество и глубина заказов.
• Товарный справочник с весогабаритными характеристиками и условиями хранения продукции.
• Статистика обслуживаемых транспортных средств.
• Гид по интеграции ИT-систем провайдера с внешними сервисами клиента.
• Информация о стоимости продукции, которая потребуется для корректного расчета рисков и урегулирования вопросов страхования.

Не лишним бывает сравнить данные о текущей себестоимости складской логистики с предложениями провайдера – это помогает оценить эффективность предлагаемого решения, а также выявить существенные отклонения при расчетах.

Перед тем как запустить новый проект в работу, 3PL-провайдер совместно с заказчиком проводят тестирование базовых операций: прием и выгрузку транспортного средства, подбор и отгрузку заказов, а также обмен ИT-данными. Часто на этом этапе бизнес сталкивается с несоблюдением графика поставок и отгрузок, ошибками при маркировке товаров, неточным определением весогабаритных и других характеристик отправления. Выявляются несогласованные ранее требования по обработке, оформлению документов и обмену информацией. Определив недочеты при тестировании, компании могут заранее уточнить процедуры для договора, улучшить системы учета и обмена информацией, а значит – избежать проблем на этапе начала работы. Главный критерий успешности – соответствие проведенных операций установленным нормативам.

При условии, что компании заблаговременно подготовились и провели тестирование, запуск складских операций займет от нескольких дней при небольших масштабах, до двух месяцев – если требуется долгосрочное обучение персонала новым процессам. Чаще всего выход на нормативные требования по обработке и хранению у провайдера занимает 1-3 мес. в зависимости от категории товаров и характеристик процессов.

Аутсорсинг и дефицит ресурсов: можно ли сократить затраты?

При переходе на аутсорсинг бизнес сможет перенести все прямые и косвенные затраты на 3PL-партнера, сократить расходы на аренду складских площадок, а также оптимизировать себестоимость логистики до нескольких десятков процентов – экономия достигается за счет масштаба операций и синергии с другими клиентами. Объем издержек, которые можно сократить, зависит от следующих факторов:

• Величина затрат на собственные непроизводственные ресурсы: простаивающие человеко-часы, склады и технику.
• Размер необходимых вложений в инфраструктуру: системы хранения, обработки, технику, ИT-сервисы.
• Степень изолированности собственных операций от базовых показателей на рынке. Чем дольше бизнес оперирует складом, не сопоставляя свои показатели с данными коллег из других компаний, тем выше вероятность существенно оптимизировать издержки при переходе на аутсорсинг.

При этом важно учитывать, что 3PL-операторы так же, как и остальные компании, сталкиваются с обострившимся дефицитом сотрудников и нехваткой свободных складов. Конечно, сервисным провайдерам проще оптимизировать растущие затраты на новые склады и оплату труда персонала за счет большого количества ресурсов и эффекта масштаба. Например, при большом масштабе операций и площадей 3PL-оператор может быстро повысить уровень утилизации склада и за счет этого выделить свободные емкости новому заказчику даже при отсутствии дополнительных площадей. А чтобы избежать сбоев в условиях дефицита кадров, оператор перераспределит персонал с участков с невысокими объемами обработки на площадки с большим количеством операций.

В текущих рыночных реалиях для повышения эффективности и сокращения затрат при переходе на аутсорсинг рекомендуется:

1. Оценить эффективность собственной логистики с учетом базовых показателей на рынке и данных других компаний отрасли, а не только исходя из собственных параметров. В этом могут помочь внешние консультанты, которые оперируют данными в различных отраслях и хорошо знакомы с разнообразными решениями в сегменте логистики.

2. Изучить предложения по изменению процессов, стандартизировать операции. Чем выше уровень кастомизации процессов, тем больше стоимость услуг, поэтому на первом этапе важно упростить с помощью современных решений каждую процедуру – от приема до обработки и отгрузки отправлений.

3. Пересмотреть требования к локации склада. Важно выбирать площадку не на основе субъективных критериев, а исходя из соотношения затрат к скорости доставки и другим базовым параметрам. Иногда 3PL-оператор сможет предложить локацию в соседнем районе, но по более выгодной цене – это особенно актуально для Москвы и Московской области, где доля свободных площадей по итогам первого квартала 2024 г. уже достигла 0,7%, согласно данным IBC Real Estate. По нашему опыту, часто экономия на аренде складских площадей в столичном регионе превышает растущие транспортные издержки, и многие компании уже активно осваивают склады в регионах России, несмотря на годами сложившийся стереотип о централизации запасов в Московском регионе.