Как выбрать YMS-систему. Практическое руководство

Если вы обратили внимание на эту статью, то скорее всего вы уже столкнулись с некоторыми из следующих проблем:

• Отсутствие или сложность регулирования приезда транспортных средств (ТС) на склад вынуждают работать неритмично, зачастуюв режиме аврала, задерживать людей и оплачивать сверхурочные.
• Машины поставщиков и покупателей приезжают исходя из своих планов и устраивают живую очередь перед складом.
• Избыточная коммуникация менеджеров и обилие канцелярщины для согласования приездов поставщиков, получения доверенностей водителей, оформления заявок на перевозку.
• Отвлекающие от дел звонки контрагентов по уточнению статусов, отправленных на разгрузку или погрузку машин.

Мы полагаем, изучив тему, вы согласитесь с тем, что современная система управления двором и слотами решит указанные проблемы. Система управления двором (Yard Management System, YMS) — это специализированное программное обеспечение (ПО) для планирования и управления движения ТС на территории склада, распределительного центра, завода или контейнерного терминала. Решает болевые точки предприятия, оптимизируя ресурсы и трудозатраты, отслеживая движение ТС и организуя прибытие для доставки / забора грузов.

YMS расширяет видимость объекта сквозь стены, создавая цифровую среду взаимодействия склада с внешним миром. Рассмотрим, как ключевые задачи решают YMS, дополнив обзор практическими кейсами из нашего опыта.

Почему сейчас

Некоторые современные технологии сделали YMS настолько доступной, что вы практически сразу можете начать получать все преимущества, которые дает система управления двором, без начальных инвестиций и длительного периода внедрения. Такое наше утверждение основано на широком развитии и применении следующих современных технологий, которые сегодня повсеместны и доступны:

1. Мобильная цифровая среда передачи данных. В последнее время сотовые сети и мобильный интернет прошли долгий путь развития и стали достаточно надежными, чтобы на их основе реализовать цифровую среду взаимодействия склада, его контрагентов и их представителей, прибывающих на склад.

2. Мобильные устройства. Повсеместная доступность и низкая стоимость современных мобильных устройств означает, что их можно применятьв качестве интерфейса для YMS. Теперь компании могут использовать мобильные телефоны в своих подразделениях или полагаться на личные устройства сотрудников в качестве основного или резервного рабочего места.

3. Стандартизированная системная интеграция. Технология веб-сервисов теперь позволяет осуществлять связь между приложениями и платформами с помощью стандартизированных протоколов. Это обеспечивает более быструю и дешевую связь по сравнению со старыми решениями, такими как EDI, и означает, что YMS может быть легко интегрирована с корпоративными системами ERP, системами управления складом (WMS) или транспортом (TMS).

4. Программа как услуга. Облачная модель программного обеспечения означает, что стоимость приобретения и запуска в эксплуатацию настолько снизилась, что делает YMS-систему доступной и эффективной для любых компаний с трафиком от 15-20 машин в день.

На что обращаем внимание при выборе YMS

Десять базовых возможностей современной YMS, которые гармонизируют работу склада:

1. Планирование расписания прибытия машин и работы доков / ворот /мест погрузки. Система управляет входящими и исходящими загрузками с учетом правил, основанныхна ваших бизнес-целях. Мощный конструктор расчета длительности обработки ТС учитывает тип машины, груз, характеристики и ресурсы склада, позволяя точно задавать пропускную способность склада.

2. Динамические временные окна. Многообразие типов транспорта, варианты их постановки на док, характер грузов и разнообразие упаковки и способов погрузки потребуют от системы наличие механизма динамической адаптации длительности интервала работ в зависимости от указанных разнообразных параметров. Это позволит в полной мере задействовать пропускную способность склада.

3. Свободное и директивное бронирование окон. Система предоставляет возможность самостоятельного бронирования свободных временных слотов поставщикам, что существенно облегчает работу транспортных менеджеров и снимет с них избыточную нагрузку.

4. Цифровое управление вызовом ТС на ворота. YMS-система упрощает работу КПП за счет автоматизации регистрации и въезда / выезда грузовиков. Функции самообслуживания, уведомления водителей и отображения очереди позволяют эффективно управлять погрузочно-разгрузочными работами.

5. Прохождение КПП. YMS способна улучшить работу проходной, оптимизируя действия для проверки въезда и выезда ТС. Поскольку ворота являются первой точкой контакта и постом безопасности для объекта, очень важно, чтобы персонал мог быстро и легко идентифицировать каждое транспортное средство.

6. Визуальная наглядность. Современные YMS-системы обеспечивают полную видимость всех процессов в реальном времени: местоположение и статус грузовиков, прицепов, а также занятость доков, парковок и весовых. Это позволяет оперативно управлять логистическими потоками и принимать взвешенные решения.

7. Возможность интеграции. Для высокой эффективности YMS должна иметь механизмы взаимодействия с другими системами (ERP, WMS илиTMS) используя веб-сервисы. Такая интеграция устранит необходимость повторного ввода данных и обеспечит непрерывность данных, содержащихся во всех системах.

8. Цифровые коммуникации. Система должна работать как диспетчерский пункт, передавая инструкциии важную информацию всем водителям и контрагентам. Возможность автоматических или ручных уведомлений вызовов с применением современных средств коммуникаций будет существенно повышать эффективность и оперативность взаимодействия с контрагентами.

9. Упрощение документооборота. Возможность прикрепления документов существенным образом упростит работу диспетчеров. Все необходимые сканы документов будут храниться в едином централизованном хранилище и доступны при работе с конкретной заявкой.

10. Предоставление данных и обратной связи контрагентам. YMS должна предоставлять обратную связь по ключевым показателям и метрикам, обеспечивая прозрачность с контрагентами. Партнеры смогут самостоятельно получать детальную статистику по прибытию ТС, движению и опозданиям через личные кабинеты, что избавит от непроизводственных коммуникаций и спекуляций.

Самостоятельная YMS-система или дополнительный модуль к WMS?

Существует два основных способа внедрения YMS. Первый – приобрести автономную систему, специально разработанную для управления двором. Второй – добавить модуль управления двором к вашей WMS.

Модуль от WMS для двора работает как расширение WMS вашего склада. Оптимизирует использование складских мощностей, управляет ресурсами склада, необходимыми для обработки и хранения запасов, входящими и исходящими заказами.

YMS как самостоятельная система оптимизирует взаимодействие склада с внешней средой, рабочую силу и ресурсы для обработки входящих / исходящих потоков и передвижений по двору. Учитывая уникальность каждой площадки, она позволяет определять приоритеты для ТС по индивидуальным потребностям двора. Помимо 10 основных задач, автономная YMS предлагает 5 дополнительных возможностей, отличающих ее от модуля расширения WMS.

1. Централизованное управление дворами распределенных производственных или складских предприятий.

2. Отслеживание, контроль и оптимизация перемещения ТС между доками по дворам со сложной топологией.

3. Планирование дополнительных точек догруза ТС на удаленных территориях или на разных зданиях.

4. Планирование прибытия ТС на основе настраиваемых приоритетови сценариев.

5. Использование мессенджеров дляуправления ТС.

Где YMS сможет оптимизировать операции

YMS оптимизирует операции в логистике для широкого спектра задач: от розничных дистрибьюторов, обрабатывающих десятки транспортных средств на складах и производствах, до производственных предприятий, где требуется сбалансированная нагрузка складских мощностей и планирование транспортных потоков для заказов.

Она эффективна для розничных сетей, управляющих потоком транспорта поставщиков, собственного и наемного, доставкой заказов магазинов, обработкой возвратной тары и оптимизацией на воротах распределительных центров.

На контейнерных площадках YMS обеспечивает хранение, отслеживание и быстрое извлечение контейнеров с эффективным использованием кранового оборудования, а в кросс-докинге служит связующим звеном между WMS и TMS для управления нагрузками.

Система поддерживает производство по принципу «точно в срок», планируя поставки деталей и материалов, и помогает малому / среднему бизнесу повысить эффективность логистики, укрепляя конкурентные преимущества.

Технология и подходы

Есть несколько способов получить систему бронирования слотов и управления двором склада. Варианты включают разработку решения собственными силами, покупку лицензионного программного обеспечения или выбор модели «как услуга» (SaaS).

• Внутренняя разработка кажется привлекательной при наличии уникального ПО и избыточных ИТ-ресурсов, но учет необходимого времени и затрат часто приводитк задержкам, росту себестоимости и устареванию продукта. Если вы не занимаетесь разработкой ПО, риски велики. Рынок предлагает достаточную экспертизу и разнообразие, делая собственную разработку бессмысленной для бизнеса.

• Лицензионное ПО требует значительных инвестиций в аппаратное обеспечение, системные программы и проект внедрения, занимающий месяцы работы команд с обеих сторон. Вы вкладываете средства в лицензии и работы, прежде чем сможете оценить эффективность выбора спустя время. Кроме того, нужны расходы на поддержку и риски утечки данных из-за работы на собственных серверах.

• Решение по модели «как услуга» не требует аппаратного или программного обеспечения, быстро масштабируется и внедряется. Эта модель часто предлагает бесплатный пробный период для оценки эффективности перед оплатой, избегая ошибок выбора. Системы размещены в защищенных дата-центрах с регулярными обновлениями безопасности, исключая риски доступа к корпоративному файрволу. Они легко настраиваются, интегрируются через API (JSON/SOAP) и не требуют начальных инвестиций, позволяя оценить пользу без риска.

Преимущества и выгоды

Чтобы сделать этот раздел более достоверным и жизненным, мы обратились к заказчикам с опытом применения YMS. Благодарим специалистов компаний «Арнест Упаковочные Решения», «Хохланд», «Деловая Русь», «ЕвроХим», «ЭкоНива» и «ЛИТОКОЛ» за их открытость, предоставленные данные и примеры эффективного использования YMS.

• Сокращение потерь на складах из-за несбалансированности нагрузки. «Для каждого складского объекта мы сформировали расписание на основе пропускной способности, учитывая тип транспорта, параметры груза и человеческие ресурсы. Это позволяет равномерно распределять нагрузку на производственные и складские объекты для ритмичной работы. В ходе эксплуатации мы регулируем равномерность планирования транспорта на вход / выход, изменяя расписание».

• Устранение скопления транспорта на въезде и выезде из-за режима живой очереди. «Мы избавились от очередей машин перед объектами, гарантируя обслуживание в запланированный интервал без задержек. Наши транспортные партнеры поддержали этот подход».

• Построение прозрачного процесса с контрагентами складов, детальная статистика по прибытию ТС, движению, опозданиям и исключение спекуляций о простоях. «У нас централизованное управление территориями на производственных площадках и на складах партнеров. Мы интегрируем YMS с ERP для отслеживания: даты / времени отгрузки с завода, прибытия ТС на внешний склад (контроля времени в пути) и приемки на складе. Это обеспечивает точный контроль простоев и рейсов в цифрах, предотвращая споры».

• Визуализация состояния очередина площадке: партнеры самостоятельно видят статус своих рейсов без лишних звонков. «Мы избавлены от вопросов типа “стоим на складе?ˮ. Контрагенты отслеживают движение своих ТС, а водителям сложнее вводить в заблуждение диспетчеров».

• Улучшение уровня сервиса и взаимодействия: обмен сканами, документами, фотографиями событий. «Мы минимизировали переписку и загрузку почты, сэкономив время, – все участники отмечают удобство. Транспортные компании загружают сканы доверенностей и заявок в систему; склад выгружает их для проверки, а мы отслеживаем статусы прибытия /убытия без звонков. Склады оборудованы камерами, но система позволяет производить фотофиксацию погрузки, пломбирования и загрузку в систему. Добавляем отметки о температуре; в случаях недостачи загружаем акты и фото».

Заключение

Мы рады, что вы добрались до этого раздела вместе с нами. Специалисты складской логистики, безусловно, могут добавить дополнительный функционал для систем YMS. Однако наша цель – суммировать многолетний опыт разработки и внедрения YMS, предоставив базовые рекомендации. Следуя им, вы получите эффективное решение задач, описанных в начале статьи, и значительно облегчите работу склада и его сотрудников.