Оптимальная организация работы с прямым импортом продукции, подконтрольной ГИС МТ «Честный знак»

Государственные системы прослеживаемости товаров, в том числе и «Честный знак», постепенно проникают в наши ежедневные операции и из побочного процесса становятся значительной частью нашей жизни. Будучи тесно связанными с процессами производства и упаковки, электронного документооборота, работой систем управления складом и оборудования торговых точек, они фактически сопровождают все этапы пути товара от производителя до покупателя. При этом развитие систем происходит как вширь – за счет увеличения охвата категорий товаров, так и вглубь – за счет вхождения новых групп в более сложные стадии прослеживаемости: объемно-сортовой и поэкземплярный учет.

Для компаний, осуществляющих импорт подконтрольной продукции из-за рубежа, это дополнительный вызов. Ведь импортер фактически выступает перед государством в непривычной для себя роли производителя: помимо стандартных процессов, сопровождающих работу с локальной продукцией, он должен обеспечить наличие корректной маркировки на товаре и ее ввод в оборот. За последний год, ввиду появления в списках подконтрольных таких популярных товаров, как консервированные фрукты и овощи, растительное масло, перед импортерами встала задача разобраться в деталях и наладить обновленный процесс по импорту, и это только этап подготовки к еще более масштабному расширению подконтрольных категорий в 2026 г. Среди продукции, подлежащей маркировке, окажутся все виды сладостей – от шоколада до печенья, чай и кофе, посуда и товары для дома. В перспективе нужно быть готовыми к тому, что маркировка станет такой неотъемлемой частью импортного процесса, как подготовка пакета отгрузочных документов для импортных процедур, поэтому необходимо разобраться, как именно отстраивать процессы в свете новой реальности.

Компания METRO на российском рынке уже больше двух десятков лет. Прямой импорт исторически был одним из фокусов компании как средство диверсификации ассортимента и возможности представить на полке товар, отсутствующий у конкурентов. При том что обстоятельства последних лет в целом ведут к сокращению импорта, наша компания продолжает поддерживать импортные потоки и не отказывается от стратегически новых направлений сорсинга, придерживаясь прежних целей – представленности широкого, часто уникального ассортимента для целевых групп клиентов компании. В ассортименте прямого импорта METRO к 2027 г. подконтрольный товар составит подавляющую долю ассортимента: 86% артикулов продовольственного и 72% артикулов непродовольственного ассортимента.

На примере METRO далее выделю основные моменты, с которыми в текущий момент приходится сталкиваться импортеру.

Изменения во внутренних процессах

Необходимо выделить ресурсы для работы непосредственно с заказом, получением, отправкой марок поставщику. Марки получаются в электронном виде – это текстовый код с набором букв и символов. Как правило, процесс документооборота и уровень интеграции систем с импортными поставщиками находится на достаточно низком уровне. Коммуникация происходит по электронной почте. При этом процесс предполагает многократный обмен данными – цифровыми кодами марок, дата-матриксами, отгрузочными документами. Поэтому при расчете трудозатрат необходимо учитывать отсутствие автоматизации процесса как минимум на начальном уровне. Высланные в электронном виде от поставщика (pdf- или gif-формат) дата-матриксы должны быть частично или полностью проверены с помощью сканера с экрана или листа – это трудозатратный, но обязательный процесс, чтобы предотвратить ошибки конвертации цифрового кода марки в дата-матрикс, ведущие впоследствии к отсутствию возможности считывания, то есть к недействительности марки.

Важный вопрос, который необходимо решить внутри организации – распределение ответственности между подразделениями для своевременного обеспечения марками поставок. Информация о необходимом количестве марок и ассортименте должна появляться в распоряжении сотрудника, отвечающего за заказ марок, сразу после подтверждения заказа поставщиком. При этом подтверждение заказа должно поступить до момента финальной упаковки заказа, так как каждая уникальная марка наносится как часть маркировки непосредственно на каждую единицу товара или упаковку (например, банку). Вопрос своевременной передачи информации о размещенном заказе между подразделениями и дальнейший алгоритм действий – это организационный вопрос, который напрямую влияет на скорость выполнения заказа и возникновение дополнительных затрат в случае необходимости переформирования заказа.

В частности, в METRO была выстроена четкая матрица взаимодействия между основными вовлеченными отделами: планирования, закупок и операционной логистики. Отдел планирования информирует специалистов ГИС, отвечающих за заказ марок, сразу после размещения и подтверждения заказа поставщиком. После этого марки заказываются (в большем количестве, чем предусмотрено объемом заказа, на случай возможных технических сложностей) и в цифровом формате (xml-файл) отправляются поставщику для формирования дата-матриксов. Поставщик возвращает дата-матрикс для проверки и подтверждения со стороны специалиста, и только после этого маркировка наносится на товар. После нанесения маркировки поставщик осуществляет повторное сканирование товара и возвращает специалисту ГИС-файл с точным списком нанесенных марок для использования в таможенных целях, при формировании отчетности и подготовке складских процессов.

Работа с поставщиками товара

Для импортного поставщика товара, особенно если этот поставщик является уникальным небольшим предприятием, дополнительная маркировка – это настоящий вызов, поэтому первой реакцией многих поставщиков становится отказ от участия в процессе. Важно понимать, что добиться минимальных затрат на маркировку можно только при полном содействии поставщика. Любые дополнительные звенья поставки для маркировки товара на стороне импортера ведут к непропорциональному удорожанию процесса и увеличению себестоимости товара.

Отдельным вопросом является наличие, расположение, мощности складов для нанесения маркировки, стоимость их услуг. Таким образом, основная задача импортера – разъяснить поставщику необходимость и ценность нанесения маркировки, убедить его в отсутствии альтернатив по ее нанесению, детали процесса (необходимые с его стороны действия по переводу цифрового кода в дата-матрикс, место, размер маркировки, обязательность проверки сформированных дата-матриксов на стороне импортера до отгрузки товара и т.п.). Для поставщика это сложно и непонятно, требует дополнительных инвестиций на оборудование для распечатки марок и программного обеспечения для их формирования, его дополнительной настройки. Необходимые условия для получения поддержки на стороне поставщика и соответственно минимизации затрат и закупочной цены товара: совместная работа подразделений по закупкам, импорту и работе с ГИС-системами, наличие понятных инструкций для поставщика, доработка импортного договора положениями о работе с маркированной продукцией, такими как требования к маркировке, условия по компенсации дополнительных затрат или ущерба на стороне импортера в случае некорректной маркировки.

В METRO отделами операционной логистики и закупок сформированы стандартные инструкции для поставщика по подготовке документов и маркировке продукции. По мере появления информации о расширении ассортимента составляется план встреч с вовлеченными поставщиками товара и проводятся совместные встречи для подробного изучения инструкций и знакомства с процессом. До начала работы по новому процессу подписывается приложение к договору с целью нивелирования связанных с маркировкой рисков.

Логистические системы

Импортер отвечает за указание в декларации на товары кодов маркировки в цифровом формате, а также за ввод товара в оборот. Эти операции связаны с передачей данных в государственные системы при подаче декларации, приемке товара на складе, а для товаров, находящихся в объемно-сортовом или поэкземплярном учете, – с дальнейшей передачей данных об отгруженной маркировке в электронном УПД. Данные о маркировке передаются между различными системами и параллельно сопровождают те или иные операции.

Логично предусмотреть автоматизацию объединенных процессов для экономии трудозатрат, например: адаптировать терминалы сбора данных на складе для чтения и проверки дата-матриксов при сканировании; дополнить логистические системы функционалом автоматической отправки данных в ГИС при проведении приемки или отгрузки; наладить передачу данных в электронном УПД после завершения комплектации заказа на отгрузку. При этом системы должны распознавать как уникальный код одной марки, так и агрегационные коды коробов и грузовых мест (КИГУ) для сохранения производительности операций.

Нельзя забывать, что ряд товаров, помимо ГИС МТ, подконтролен и другим ГИС-системам, где может быть иной или схожий принцип учета продукции: ЕГАИС, «Меркурий». Доработка дополнительного функционала в части ГИС МТ ни в коей мере не исключает необходимости передачи данных в эти системы.

При доработке следует учитывать параметры проверки и этап внедрения маркировки: важно, чтобы система с минимальными трудозатратами могла осуществлять проверку не только читаемости марки, но и ее собственника, присутствие определенной марки в соответствующем электронном УПД и отправляла запрос на дополнительные действия в случае обнаружения несоответствий.

В системах METRO автоматизированы все этапы передачи данных о марках в ГИС по всем складским процессам для импортных товаров. Тем не менее доработка и расширение функционала систем – это регулярный процесс, который не прекращается после внедрения основного функционала.

Основываясь на описанных выше особенностях процесса, основными фокусами в среднесрочной перспективе для импортеров и смежных отраслей будут являться:

• Интеграция систем с импортными поставщиками товаров, предусматривающая передачу данных о заказе и всех этапах его движения, а также электронный документооборот. Это логично продолжает тренд обмена документами и информацией в электронном виде, который заложен с момента начала развертывания системы прослеживаемости. Конечно, интеграция систем предусматривает существенные инвестиции и скорее исключение, чем правило на текущий момент. Но для импортных потоков, по которым предусмотрен регулярный товарооборот, есть необходимость оценить стоимость инвестиций в интеграцию систем и настройку EDI (как минимум сообщений ORDER, ORDERSP и DESADV) и сравнить его с трудозатратами на дополнительный административный и складской персонал в перспективе не менее пяти лет. Доработка собственных систем для дальнейших операций на базе этих сообщений потенциально может помочь снизить трудозатраты не только по работе с марками, но и по складским (например, создание заказа на приемку) и бухгалтерским (например, расчет цены) операциям в целом. Для потоков, где не предусмотрен регулярный товарооборот и инвестиции в интеграцию систем таким образом не оправдываются, необходимо доработать системы поставщика и логистические системы импортера для обмена данными о марках в упрощенном формате и перевести в электронный вид документооборот с таможенными органами.

• Автоматизация выпуска отгрузочных документов с указанием всей предусмотренной законодательством информации и максимальная автоматизация проверки марок на этапе складских операций. Проверка марки при приемке, комплектации и отгрузке – гарантия корректной передачи информации при продаже клиенту. Учитывая особенности электронного документооборота, при продаже некорректная информация по одной марке может блокировать приемку товара по всему электронному УПД. Выпуск корректирующих документов, исправление данных – трудозатратный процесс, с учетом охвата ассортимента маркировкой, поэтому этот этап лучше минимизировать с целью экономии ресурсов.

• Создание и усовершенствование программных продуктов и оборудования, участвующих в процессе работы с подконтрольным товаром. Например, программного обеспечения, позволяющего быстро, массово и безошибочно генерировать дата-матриксы из текстового кода, сканеров, позволяющих быстро и гарантированно считывать дата-матриксы не только с этикетки, но и с упаковки товара.

• Создание и развитие инфраструктуры складов, позволяющих обеспечить маркировку товара в случае, если по какой-либо причине она невозможна на стороне отправителя. Этот вопрос требует поддержки на государственном и даже межгосударственном уровне, так как в зависимости от маршрута доставки при выборе места маркировки необходимо исходить из калькуляции итоговой себестоимости товара и выбирать варианты, обеспечивающие минимальные затраты.

• Бюджетирование и создание структурных подразделений административного персонала (операторов, ассистентов отделов, экспертов), которые будут отвечать за весьма специфические операции в сфере маркировки: заведение артикулов в Национальный справочник, заказ маркировки, обмен и проверку данных, решение проблемных ситуаций при обмене информацией внутри систем и документообороте.

В ближайшие годы системы прослеживаемости, без сомнений, охватят большую часть ассортимента и этапов движения товаров. Поэтому при формировании связанных процессов главная задача – стараться смотреть в будущее, то есть не применять устаревшие и фрагментарные решения, а по-новому переосмыслять и конфигурировать процесс поставки с учетом новых вводных. Это именно тот случай, когда, цитируя Л. Кэррола, «нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»