«Роботизация склада: внедрить нельзя ждать!» Как защитить проект и убедить владельца / руководителя компании поставить запятую после слова «внедрить»

При этом объективные данные четко указывают на то, что даже при снижении темпов роста и охлаждении экономики дефицит линейного персонала в сфере логистики будет сохраняться еще очень долго, как и высокий уровень тарифов по оплате труда. В этом контексте средне- и долгосрочный взгляд на перспективы складской роботизации и автоматизации в РФ является весьма позитивным. В этой статье поговорим о том, как защитить проект перед руководством компании и убедить собственника принять положительное решение уже сейчас.

При подготовке защиты проекта роботизации склада перед собственником или руководителем компании (лицом, принимающим решение) необходимо уделить внимание нескольким ключевым аспектам.

1. Презентация проекта или бизнес-кейса

Это документ, качественная подготовка которого может стать ключом к успеху. Презентация поможет визуализировать и структурировать данные по проекту и не уходить в сторону от основной линии защиты. Опираясь на личный опыт согласования с владельцами компаний различных проектов по автоматизации и роботизации складов, я рекомендую включать в состав бизнес-кейса следующие разделы:

• Краткое резюме. Это изложение темы презентации на первой странице (только ключевые данные, выводы и предлагаемое решение) поможет быстро ввести собственника в курс дела, а также презентовать ваш проект в случае жестких временных ограничений. Например, если вас попросят презентовать его за 5 мин.
• Описание текущей ситуации или проблемы: как сейчас физически и логически построены процессы, основные показатели, финансовые результаты, сложности и риски.
• Изложение предлагаемых изменений: что планируется внедрить, как изменятся технологии и процессы, какое оборудование планируется применять, его виды и характеристики. В данном разделе может быть представлено 2-3 сценария реализации с разными объемами проекта или типами применяемого оборудования.
• Экономическое обоснование проекта. Это наиболее важная часть презентации. Она должна содержать: оценку объема инвестиций, то есть СAPEX бюджет проекта с расшифровкой по основным статьям затрат; OPEX бюджет по основным статьям до / после внедрения и моделирование экономического эффекта от реализации проекта, включая срок окупаемости инвестиций и другие показатели. В случае наличия нескольких сценариев реализации необходимо сделать расчеты по каждому сценарию для сравнения. Если в расчет заложены непроверенные гипотезы и прогнозы, рекомендуется также подготовить анализ чувствительности модели к изменению ключевых параметров. Для подготовки экономического обоснования я рекомендую привлекать внешний консалтинг, в случае если компетенций или ресурсов внутри компании недостаточно.
• Визуализация будущих изменений для наглядности: карты процессов, схемы склада, краткое описание, фото оборудования.
• Дорожная карта проекта: этапы и сроки, ответственные.
• Дополнительные материалы. Рекомендуемые объем и время защиты презентации: 10-15 слайдов и 1-1,5 ч. Дополнительно в конце презентации можно приложить слайды с более детальными данными, чтобы воспользоваться ими при возникновении дополнительных вопросов и не искать материалы в спешке во время защиты.

2. Определение ключевых критериев и приоритетов

На протяжении многих лет основным критерием оценки инвестиционной привлекательности и успешности проектов автоматизации / роботизации был срок окупаемости инвестиций. На него собственники ориентировались в первую очередь при принятии решения о выделении финансирования. При этом средние сроки окупаемости составляли 3-7 лет в зависимости от сложности, объема проекта и видов оборудования. В последнее время ситуация изменилась.

Безусловно, сроки окупаемости важны и сейчас, но зачастую более важными критериями становятся другие факторы, такие как рост пропускной способности склада, снижение зависимости от линейного персонала, оптимизация складских площадей, сроки доставки, качество процессов, технологическое лидерство перед конкурентами и т.д.

Существенное удорожание стоимости линейного персонала и эволюция технологий привели к сокращению средних сроков окупаемости в проектах роботизации до 2-4 лет. Однако высокая стоимость денег и неопределенность в экономике выступают сдерживающими факторами при принятии решений.

3. Анализ возможностей и рисков

Внедрение роботизации – это серьезная инновация для любой компании, поэтому ваша задача донести до собственника / руководителя:

• как максимально использовать все преимущества и возможности: внедрить наиболее производительное и эффективное оборудование; получить технологическое превосходство относительно конкурентов; снизить издержки и зависимость от персонала; получить субсидии от государства; повысить скорость от полки склада до покупателя; повысить утилизацию на 1 кв. м склада и т.д. Здесь важно перечислить все возможности, одна из них может стать решающим фактором для собственника, но не всегда очевидна для вас.
• существующие риски и меры по их снижению / исключению: каждый риск должен быть описан с вероятностью наступления и действиями по его предупреждению. Например, в компании и на рынке не хватает квалифицированных специалистов в области роботизации, в качестве решения могут выступать: наем профильной компании-интегратора, наем специалистов из-за рубежа, обучение и переподготовка собственной команды роботизации и т.п. О рисках на этапе согласования проекта всегда необходимо говорить честно и предлагать план мер по их снижению или устранению. Это позволит вам снять большое количество вопросов и произвести наиболее выгодное профессиональное впечатление на собственника (рис. 2, табл. 1).

4. Управление ожиданиями

Еще один важный аспект – это управление ожиданиями (рис. 3). Не нужно обещать собственнику / руководителю все и сразу, в реальной жизни что-то может пойти не по плану. Даже если на вас оказывается давление с целью сделать дешевле, лучше, быстрее, то оценка всех составляющих проекта должна быть максимально реалистичной, ее нужно аргументировать и отстаивать. В будущем это сделает счастливыми всех. Завышенные ожидания, наоборот, приведут к разочарованию, даже если проект был реализован в целом успешно.

В заключение хочу привести несколько практических советов для тех, кто планирует защиту проекта роботизации и очень хочет убедить собственника / руководителя в необходимости такого шага:

Не сдавайтесь, пробуйте снова – далеко не всегда положительное решение удается получить сразу, скорее наоборот. У собственника / руководителя могут быть дополнительные вопросы, требующие уточнения, так как ему не хватило времени на анализ или аргументов. Зачастую собственнику нужно подумать, принять информацию, чтобы прийти к решению. В моей практике был проект, который удалось утвердить только с пятой попытки, и он был успешно реализован.

Учитывайте индивидуальные особенности руководителя – особенности восприятия им информации. Что для него важно на рабочих совещаниях? Цифры и аналитика, визуальная картина (фото, схемы), подробное или краткое изложение, обращает ли он внимание на качество и тщательность оформления документов, как реагирует на выступления. Готовьте информацию так, чтобы она была наиблее удобной для него и не вызывала негатива и дополнительных вопросов.

Выбор правильного времени и места – иногда оказаться в правильное время и в правильном месте это залог успеха. Действуйте по ситуации, не стоит настаивать и упорно продавливать свой проект, если вы видите, что руководитель не готов: торопится, пришли плохие новости, недоволен результатами работы, занят каким-либо срочным вопросом и т.д. Если обстановка неблагоприятна, лучше отступить и вернуться к обсуждению в другой раз, выждав более удачный момент.

Личная ответственность – готовность принять личную ответственность за результаты проекта на себя является очень убедительным аргументом для собственника. Это может быть корреляция с размером премии или другой вариант ответственности.

Помощь извне – стоимость ошибки при подготовке проекта очень высока. В случае нехватки экспертизы или ресурсов внутри команды следует привлечь дополнительные ресурсы извне: нанять лучших профессионалов рынка в штат или на временный контракт либо привлечь консалтинг – профильную компанию по внедрению решений автоматизации / роботизации. Это не снизит вашу ценность и компетентность, наоборот, обогатит опытом и позволит избежать ошибок.

Уверенность в успехе – если вы не уверены и не смогли убедить себя, то не сможете убедить и собственника
/ руководителя. Подумайте, какие у вас остались сомнения и опасения, что поможет с ними справиться, какие нужны дополнительные меры, ресурсы и информация. Выходить на защиту проекта следует только тогда, когда вы полностью уверены в успехе.

Работа над ошибками – если на этапе утверждения проекта что-то пошло не так, и вы получили отказ, просмотрите еще раз предыдущие пункты. Проанализируйте, где именно сделали ошибки и как их исправить. Проведите работу над ошибками, уточните данные, найдите убедительные аргументы и пробуйте снова.

Подводя итог, можно сказать, что автоматизация / роботизация склада может дать серьезные технологические и экономические преимущества для бизнеса. Откладывая решение и выжидая более благоприятный момент, можно упустить то самое окно возможностей и оказаться позади конкурентов. Современные технологии развиваются, становятся более гибкими по стоимости и возможностям внедрения и могут быть применимы для различных по масштабам компаний.

При условии качественной и тщательной подготовки к внедрению подобных технологий основные риски можно предусмотреть и сократить, а вот риск потерять возможности сохранится, если ничего не делать.