Сбалансированное планирование в складской логистике

Ежегодная инфляция снижает стоимость денег не менее чем на 6-8%, а в 2024 г. этот процент стремится превысить 16-18%. Судя по заявлениям ЦБ о возможном дополнительном пересмотре ключевой ставки в 2024 г., для этого создаются все условия. При неэффективном управлении ресурсами темпы роста выручки рискуют быть меньше темпов роста затрат, тем самым снижая прибыль организации.

Введение

Бизнес не может не реагировать на вызовы, допустить падения прибыли и не задумываться о повышении своей конкурентоспособности. Если в 2020-х гг. речь шла о дефиците персонала в 10-15%, а темпы инфляции не превышали 10%, то в 2024 г. эти показатели увеличились более чем в 2 раза. Если в 2020-х речь шла о незначительных дополнительных расходах на удержание персонала, а темпы роста производительности в 3-5% были достаточными для покрытия темпов роста инфляции, то сейчас их недостаточно, а масштаб необходимых требований к росту производительности и снижению издержек увеличился.

Вызовы кадрового дефицита и снижения стоимости денег являются драйверами для серьезных размышлений и решений по удержанию персонала, повышению производительности, сокращению издержек и эффективному управлению ресурсами. Есть способы удержания персонала за счет повышения уровня вовлеченности {3}, есть инновационные современные способы увеличения производительности, такие как автоматизация и роботизация {4}. Есть методы повышения эффективности склада за счет совершенствования процессов и непрерывного улучшения {5}.

Качественное сбалансированное планирование – важная составляющая управления и организацией, и складом, оно играет значительную роль, обеспечивая конкурентоспособность бизнеса за счет повышения уровня сервиса и минимизации издержек без инвестиций в оборудование.

Основная часть

Спросите директора по логистике, руководителя распределительного центра или начальника склада: «У вас есть система планирования?» Он однозначно ответит: «Да», – и в чем-то будет прав. Он планирует штат, ресурсы, бюджет, закладывая сюда свои экспертизу и опыт. Однако как происходит планирование? Попробуйте задать вопрос более развернуто: «По каким критериям проводится планирование?» У вас появится представление о потенциале своей выстроенной системы и понимание ее эффективности в сравнении. На практике в 95% случаев вы получите утвердительный ответ на вопрос о наличии планирования и в 95% случаев убедитесь в необходимости совершенствования существующей системы планирования, начав разбираться в критериях.

Критерии сбалансированного планирования

Присутствие всех видов планирования. Целесообразно выделять оперативное, краткосрочное и долгосрочное. Внутри них должен быть баланс: дополнять и не противоречить планам на день и год, соблюдая единство планируемых значений и целей. Охват планирования показывает, все ли основные направления закрывает система планирования.

Обоснованность – аргументация решений, математический расчет или обоснование, доказанное на цифрах, отвечающее на вопрос, почему именно такое количество по плану должно быть. Должна быть соблюдена последовательность этапов планирования как в складской логистике, так и в масштабах организации, чтобы итоги планирования для склада дополняли общую систему планирования в организации и не противоречили ее планам. Продолжением критерия последовательности этапов является синхронность с процессами бизнеса. Это означает баланс кросс-функционального взаимодействия внутри организации. Например, планирование численности персонала склада в складской логистике на год бессмысленно, если нет плана найма в службе персонала.

Вовлеченность в планирование его участников в последующем обеспечит понимание участников и содействие в планах. Баланс достигается за счет соответствия видов планирования, охвата, соблюдения синхронности и вовлеченности. Каждый этап, каждый вид дополняют и не противоречат друг другу, обеспечивая эффект синергии.[1]

Виды планирования

Оперативное – планирование в горизонте на один день сменного задания и ресурсов, чтобы обеспечить его выполнение в срок, в полной мере и требуемом качестве. Также оно дополняется сменными задачами на день. Если график работы сменный и передается от одной смены к другой, то необходимо предусмотреть прием / передачу смен.

Краткосрочное – планирование в горизонте на месяц, вытекает из годового, дополняет и актуализирует его. Например, в годовом спланирован один грузооборот, одна нагрузка на склад, но фактически она иная. Соответственно, менеджмент складской логистики должен отреагировать и скорректировать свои планы, подстроившись под изменения бизнеса. Охват планирования совпадает с долгосрочным планированием.

Долгосрочное – планирование в горизонте на год, синхронизированное со всеми функциями бизнеса. Исходя из него определяются цели, задачи и бюджет на год для всей организации, а складские процессы подстраиваются под задачи бизнеса, планируя мощности и ресурс в объемах, необходимых для бесперебойного обеспечения их исполнения. Планируется помесячно.

Охват планирования. Планируемые параметры

Под охватом понимается перечень того, что планируется в складской логистике. Все ли планируется и достаточен ли перечень параметров? Планирование в денежных единицах осуществляется в коммерческих подразделениях. Логисты получают эти планы, которые необходимо перевести в логистические единицы, ими могут быть строки, килограммы, объемы, штуки, короба. Статистика позволяет понять переводные коэффициенты и с учетом подразделения и его места в цепи поставок, сезонности и ассортимента перевести деньги в логистические единицы. Они и лягут в основу всех последующих обоснований и расчетов. Грузооборот – основной количественный показатель, показывающий нагрузку на склад. Состоит из объемов входящего и исходящего потоков в принятых логистических единицах. Рассчитывается на основании планов продаж с учетом изменения в каналах распределения и типа обработки. Результатом планирования грузооборота является утвержденный план грузооборота в требуемом горизонте планирования. Он должен содержать обоснование расчета и переводные коэффициенты, подкрепленные статистикой, и учитывать изменения в каналах распределения и типах обработки (рис. 1).

Планирование по каналам распределения и типу обработки необходимо, чтобы учесть изменения в работе системы. Особенно актуально, если имеется разветвленная сеть складов. Это направление учитывает изменения в каналах поставок или географии отгрузок, когда, например, распределительный центр забирает себе тот или иной кусок доставки на карте. Важно отметить, что верно определенная география и каналы поставок существенно сокращают логистические издержки, помогают избежать лишних перевозок по стране и дублирования грузопереработки.

Для типов обработки целесообразно учитывать основные, которые оказывают существенное влияние на работу склада, например, кросс-докинг или стандартную обработку.

Остаток на складе – следующий по значимости количественный показатель, определяющий, сколько товара будет храниться на складе. Он не может быть установлен складом независимо, так как рассчитывается в подразделениях управления запасами исходя из спроса и требуемой нормы запаса. Хочется отметить, что подразделения по управлению товарными запасами не должны считать его независимо от склада, поскольку емкость склада имеет свои ограничения.

Результатом являются утвержденные значения планов продаж, оборачиваемости товарного запаса и значений остатка на складе в момент времени. Он должен быть согласован: с подразделениями сбыта, отвечающими за продажи; с подразделениями по управлению товарными запасами, отвечающими за нормирование и запасы; с подразделениями закупок, отвечающими за организацию поставок, и со складом, которому нужно будет разместить, хранить и обрабатывать данный запас.

Структура обработки – показывает, как меняется глубина строки[2] и доля отгрузок штуками / коробками / палетами. Этот параметр может являться не обязательным для постоянной структуры, но, если меняется ассортимент и бизнес вместо продажи целыми палетами переходит на продажу штуками через маркетплейс, это нужно учесть. В противном случае количество проданных единиц будет несоизмеримым с трудозатратами на их обработку, что приведет к неверному планированию численности персонала и определению требуемой технологии хранения и обработки на складе, а в итоге – к срывам отгрузок, так как склад попросту не справится с возникшей нагрузкой, несмотря на то, что у коммерческих подразделений план вырос всего на 5%.

Пример 1. Сравним два варианта обработки заказов с применением двух принципиально разных способов обработки продукции на складе, для которых требуются не только совершенно разные условия и технологии хранения и обработки, но и численность персонала для обработки одного и того же объема (см. табл. 1).

Планирование мощностей и ресурсов – количественное значение необходимых мощностей и ресурсов для обеспечения бесперебойной работы склада. Это основной результат планирования для склада, полученный на основании необходимых для этих расчетов исходных данных, таких как планирование в денежных единицах, грузооборот, каналы поставок и типы обработки, остаток на складе и структура обработки.

К основным мощностям и ресурсам относят:

• потребную площадь;
• потребное количество часов для грузопереработки;
• потребную численность персонала всех категорий с учетом привлеченного, внешнего, включая план найма;
• потребное количество самоходной техники и средств малой механизации.

Пример 2. В организации принято планировать продажи, однако это ограничивается лишь цифрой процента прироста, а данная информация до склада доходит по факту. Склад ориентирован на операционную работу, сотрудники на склад набираются пропорционально плану продаж минус несколько процентов, распределения нагрузки согласно сезонности нет. Ежегодно склад срывает отгрузки в пиковые месяцы или дни резких всплесков продаж. Складское подразделение всегда виновато, на каждом оперативном совещании можно услышать критику в его адрес, а руководители не успевают меняться.

Пример 3. В организации планируются продажи. Информация в детализации помесячно и данные заблаговременно передаются для планирования нагрузки на склад. Сотрудники склада производят расчет численности и передают данные в отдел персонала, который фактически получает не план найма, а потребный штат, подбор не идет на опережение. Итогом в сезон нагрузки склад переходит в режим переработок, вакансии закрываются по завершении сезона.

Пример 4. В организации качественно планируются продажи, штат, бюджет, но не планируется необходимая площадь склада. Склад трещит по швам, товаром завалены все проезды, проходы, приемка останавливается, поставки уменьшаются, склад становится ограничением продаж.

Планирование графиков и режимов работы включает в себя планирование графиков работы склада, сменности и отпусков. Следует отметить, что графики работы склада, например, 5/2 или круглосуточный, зависят от нагрузки, текущих мощностей и требуемого сервиса, а решение о переходе с одного графика на другой планируется заранее и аргументируется, так как влечет за собой изменение условий труда.

Важнейший рычаг управления затратами на фонд оплаты труда и сервис – график отпусков. От качества его планирования будет зависеть работа склада на протяжении года. График отпусков производственного персонала целесообразно делать с учетом нагрузки, учитывая сезонность (рис. 2, 3).

Результатом являются утвержденные:

• график работы склада, единый, в том числе для клиентов, подразделений закупок и доставки;

• график сменности, для использования на складе, в службе персонала при найме и в подразделениях по расчету заработной платы;

• график отпусков в управленческой форме, в ней удобнее работать складу, и в унифицированной форме, согласно которой графики официально утверждаются ответственным лицом организации в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Планирование расходных материалов определяет, сколько, когда и какого вида расходных материалов необходимо иметь на складе. Для производственной организации доля затрат на расходные материалы, такие как картон, короба, палеты, может составлять значимую долю в статье затрат, и ошибки в количестве могут привести как к дополнительным расходам, так и к дефициту, который повлияет на уровень сервиса. Зачастую организации пристально следят за остатками товарного запаса, однако забывают о необходимости контроля остатков расходных материалов, что приводит к сверхзапасам последних, замораживая денежные средства и занимая драгоценное место хранения. Результатом планирования является попозиционный план расхода материалов, закупки и минимально допустимая норма остатков с простой понятной системой контроля.

Планирование расходов склада переводит в денежный эквивалент все, что было спланировано, и является частью общего процесса бюджетирования организации.

Планирование целевых показателей. Склад имеет основные целевые показатели количества, качества, эффективности, оценивающие его работу. При планировании в зависимости от горизонта определяются целевые показатели, к которым склад должен стремиться и выполнить. На них завязывается материальная мотивация в виде бонуса или премии за достижение в зависимости от категории должности и влияния на показатель.

Планирование задач по достижению целевых показателей и повышению эффективности работы склада дополняет все цифры действиями. Если перед складом стоит задача увеличить производительность на 15%, то эта цифра должна быть подкреплена действием. Каким? На этот вопрос и должен ответить план задач. В плане задач не стоит писать «увеличить производительность на 15%», поскольку это целевой показатель, который уже установлен. Задача же «организовать размещение товаров согласно ABCD-анализу», решение которой позволит повысить производительность, – это то, что надо для данного вида планирования.

Обоснованность

Каждый вариант планирования должен иметь обоснование, расчет, позволяющий аргументированно понять, почему именно столько техники необходимо, или почему в апреле численность персонала в 2 раза больше, чем в мае. Такой расчет входит в систему планирования, а в случае отклонения факта от плана легко разобраться, в чем причина, и развивать качество планирования. Как правило, в расчет закладывается алгоритм, согласованный с руководством логистического подразделения, а далее по этому алгоритму ведется расчет на регулярной основе.

Заключение

Логистика и производство уже перестают быть генератором затрат, а превращаются в инструмент повышения прибыльности и эффективности бизнеса.

Планирование в складской логистике – один из элементов эффективного управления складскими затратами, повышения уровня сервиса склада, а значит, и конкурентоспособности организации.

К сожалению, зачастую привычки мешают посмотреть по-новому на те же процессы и увидеть в них скрытые резервы, а бесконечная гонка за операционными задачами не позволяет остановиться, заточить пилу и срубить это дерево, успев до заката [3].

А у вас есть система планирования?

Литература

1. HR-форум «Рынок труда – 2024». URL: https://rutube.ru/video/ 9287f8770a876ff0651c521e61a 44b08/

2. Кадровый голод и рост зарплат: как поменялся рынок труда и что его ждет // РБК. URL: https:// www.rbc.ru/economics/05/01/2024/ 6589738d9a794798dc106898?ysclid =lz2qxid3pu432842266

3. Деев С. Дефицит рабочих специальностей. Вызов 20222023. URL: https://dzen.ru/a/Zc5jIS-p8R_1Nc0K

4. Новости РБК с темой автоматизации. URL: https://www.rbc.ru/tags/?tag=роботизация&ys-clid=lz2quvp5km391096089

5. Деев С. Работа с улучшениями. URL: https://dzen.ru/a/Zc5VbrpPi2OKC8OT?share_

---

[1] Синергия – это усиливающий эффект взаимодействия двух или более факторов, характеризующийся тем, что совместное действие этих факторов существенно превосходит простую сумму действий каждого из указанных факторов в отдельности.

[2] Глубина строки – среднее количество единиц товара для одного артикула в документе на отгрузку со склада.

[3] Притча про дровосека. Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей