Критерии выбора системы IBP

Что такое IBP

Интегрированное бизнес-планирование (англ. Integrated Business Planning, IBP) – это совокупность процессов в компании, которая объединяет все планы от прогноза спроса до плана финансов и инвестиций в единую непротиворечивую систему. С момента появления этой концепции идут споры о соотношении процессов планирования продаж и операций (S&OP) и IBP. Мы в данном случае придерживаемся точки зрения специалистов компании Oliver Wight, лидера и гуру интегрированного планирования. Они не делают различия между S&OP и IBP и считают, что одно планомерно проистекает из другого. По их мнению, интегрированное бизнес-планирование – это процесс принятия решений, направленный на согласование стратегии, портфеля, спроса, поставок и итоговых финансовых показателей с помощью целенаправленного и ориентированного на исключения ежемесячного процесса перепланирования. Результатов является единый операционный план, рассчитанный на 24 с лишним месяца, за выполнение которого высшее руководство несет ответственность перед собой и своими командами [1].

В первую очередь внедрение IBP требует изменения процессов анализа информации, создания, согласования планов и принятия итоговых решений. Однако все эти решения должны опираться на надежную ИT-систему, позволяющую создавать, изменять, согласовывать планы в едином информационном контуре. До недавнего времени на рынке РФ господствовали все те же зарубежные поставщики ИT-решений для IBP, что и во всем мире. Решения от SAP, Oracle, JDA и других фигурантов «магических квадратов» Gartner были первыми и очевидными опциями выбора. Окончательное решение принималось скорее исходя из имеющегося бюджета, чем опираясь на длинный список критериев.

Времена изменились, доступ к лучшим мировым практикам затруднен, рынок России еще не определился с общепризнанными лидерами в сфере IBP. Приходится выбирать из множества компаний и систем, у каждой из которых есть свои достоинства и недостатки. Для помощи выбирающим и ищущим различные консалтинговые компании начали формировать рейтинги систем IBP, доступных на российском рынке. Эти рейтинги дают неплохой обзор имеющихся решений, однако у них есть свои ограничения: это и разные выборки рассматриваемых систем (хотя бы потому, что невозможно перечислить и сравнить всех со всеми), и разные критерии сравнения, и разные методики расчета рейтингов.

Мы решили пойти другим путем. Не ранжировать поставщиков решений, а составить список критериев и требований, которым должна отвечать действительно качественная система IBP. В результате получилось 4 блока действительно важных вопросов:

• что должна делать система?
• как она должна быть устроена технически?
• кто и как ее разрабатывает и поддерживает?
• какова экспертиза тех, кто ее внедряет?

Предполагается, что выделенные нами критерии станут отправной точкой для формулировки требований к системам IBP, сравнения поставщиков решений между собой, и в конечном счете выбора и успешного внедрения самой подходящей для бизнеса.

В создании списка критериев принимали участие: Мария Ермолина, APICS CSCP, руководитель направления консалтинга Reshape Analytics, старший преподаватель МЦ УЦП НИУ ВШЭ; Мансур Кадимов, генеральный директор Reshape Analytics; Сергей Моштаков, исполнительный директор Reshape Analytics; Валентин Толкунов, APICS CSCP, эксперт по интегированному планированию, Совет профессионалов по цепям поставок.

Блок 1. Что должна делать система

1.1. Набор необходимых модулей IBP—системы

Для начала необходимо определиться со списком модулей, которые обязательно должны входить в вашу IBP-систему, чтобы обеспечить ее базовое предназначение: интеграцию и согласование планов от управления продуктами и прогнозирования спроса до финансов и стратегических целей, и наоборот.

Важно, что все модули IBP-системы должны быть бесшовно связаны между собой и обеспечивать оперативное обновление и перерасчет планов по всем направлениям.

Рекомендуем:

• выбрать из списка ниже необходимые вам модули;
• проверить их наличие у поставщика решения;
• убедиться, что поставляемые модули обеспечивают бесшовное информационное пространство IBP.

Базовые модули – блоки, поддерживающие ключевые процессы в рамках цикла IBP:

1. Модуль прогнозирования спроса и планирования продаж.

2. Модуль объемного планирования производства (MRP II).

3. Модуль планирования потребности в сырье и материалах (MRP).

4. Модуль управления закупками.

5. Модуль управления распределением.

6. Модуль управления запасами.

7. Модуль согласования и утверждения планов (пространство для поддержки S&OP).

Дополнительные модули – блоки, поддерживающие расширенный состав процессов в рамках цикла IBP:

1. Управление жизненным циклом товаров.

2. Оптимизация ассортимента.

3. Управление ценообразованием.

4. Планирование и управление промоакциями.

5. Формирование графиков производства.

6. Управление техобслуживанием и ремонтом.

7. Планирование и оптимизация логистический сети.

8. Планирование складских ресурсов.

9. Планирование транспортировок (перемещений).

10. Планирование транспортных ресурсов (тип / вместимость).

11. Управление маржинальностью.

12. Финансовое планирование.

1.2. Функциональность системы

Задача системы интегрированного планирования – поддерживать процесс создания, оценки и согласования планов различных функций, а также связывать в единую структуру планы разных уровней. Отсюда проистекают основные требования к ее функционалу.

Рекомендуем:

• составить и проранжировать список необходимых функций системы;
• проверить их наличие у поставщика решения;
• оценить степень проработки и гибкости настройки этих функций.

Базовая функциональность системы IBP:

1. Поддержка иерархий в нормативно-справочной информации: продуктовой, клиентской, географической и т.д.

2. Поддержка динамических классификаций в нормативно-справочной информации: категорий запасов, сегментов клиентов, приоритетности SKU, ABC-XYZ и т.д.

3. Возможность корректировать планы на любом уровне иерархии и агрегировать / декомпозировать их на остальные уровни.

4. Поддержка нескольких взаимосвязанных уровней планов: стратегического, тактического, оперативного.

5. Расчет планов в необходимой бизнесу гранулярности: по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам.

6. Одновременный расчет неограниченного и ограниченного потока планов.

7. Учет ограничений в цепи поставок: сроков годности, партионности, вместимости складов, мощности производства, календарей отгрузок и т.д.

8. Учет и поддержка нескольких источников потребностей для каждого логистического звена. Оптимизация планов (мат. оптимизация – поиск локального min / max с учетом ограничений).

9. Поддержка воркфлоу процессов планирования.

10. Единое рабочее пространство для управления согласованием планов.

11. Запуск перерасчета планов по календарю и по желанию пользователя.

12. Аналитическая отчетность с гибкой настройкой необходимых дашбордов.

Дополнительная функциональность:

1. Возможность проведения сценарного анализа (what-if-сценарии).

2. Запуск оптимизации под сегмент цепи поставок.

3. Балансировка планов (эвристический метод на основе бизнес-правил, циклов и т.п.).

4. Возможность настроить бизнес-правила для оценки и согласования планов.

5. Наличие оперативной отчетности по исполнению планов.

6. Отдельный учет и анализ факторов, влияющих на итоговые планы (value building blocks): промоэффекта, изменения географии продаж, количества клиентов / точек продаж, динамики цен, маркетинговой поддержки т.д.

1.3. Контроль прав и действий пользователей

Процесс IBP по определению является коллективным и коллаборативным. При этом важно, чтобы пользователи видели общую картину планов, имели четкие границы прав и ответственности при корректировке и утверждении планов.

Рекомендуем:

• прописать бизнес-процесс создания, согласования и утверждения планов;
• определить ключевых пользователей на каждом этапе процесса;
• определить, какими правами они должны обладать, и по какому принципу назначаются эти права;
• проверить у поставщика решения возможность распределять права по нужному вам принципу.

Базовые настройки прав и действий пользователей:

1. Настройка ролевой модели: на основе организационной структуры компании; вручную.

2. Управление правами доступа на уровне измерений и записей.

3. Управление правами доступа на уровне представлений, рабочих мест.

4. Логирование действий пользователей.

Расширенные настройки прав и действий пользователей:

1. Возможность давать доступ внешним пользователям – поставщикам, клиентам.

2. Возможность настраивать ролевую модель по нескольким критериям одновременно. Например, для одного процесса или набора данных учитывать ответственность за разную географию, а для другого – за определенные каналы продаж.

3. Возможность использовать сквозную аутентификацию пользователя в корпоративной сети.

1.4 Возможности интерфейса системы

Конечно, в первую очередь система IBP должна поддерживать требуемый функционал. Тем не менее при ежедневной работе в системе становится важным также и удобство пользователя. Интерфейс должен быть комфортен для глаз, удобен при работе с точки зрения эргономики и понятен для всех сотрудников. Учитывая, что понимание удобства и комфорта крайне индивидуальны, желательно, чтобы система позволяла гибко настраивать интерфейс под каждого пользователя.

Рекомендуем:

• уточнить у своих сотрудников, что удобно, а что нет в уже используемых у вас ИТ-системах;
• изучить интерфейс систем-референсов, например из магического квадранта Gartner;
• запросить у потенциальных поставщиков доступ к демостендам, чтобы самостоятельно оценить удобство интерфейса.

Критерии выбора интерфейса:

1. Возможность выбора языка интерфейса.

2. Возможность настроить шрифт, ширину колонок, высоту строк, масштаб изображений в системе под каждого пользователя.

3. Использование табличных и графических форм отображения информации, легкое переключение от одной формы к другой.

4. Использование технологии drag and drop (перемещения объектов по экрану при помощи мыши) для упорядочивания элементов на экране, корректировки данных и планов.

5. Возможность самостоятельно выбирать отображение и размещение необходимых блоков информации на экране.

Блок 2. Технические особенности системы

Система должна не просто помогать выполнять бизнес-задачи, но и быть способной обрабатывать необходимый объем данных без ошибок, вписываться в существующую ИТ-инфраструктуру и не заставлять пользователей долго ждать.

2.1. Мощность, надежность и быстродействие системы

В отличие от предыдущих критериев, мощность, надежность и быстродействие системы можно улучшить усилиями самого заказчика, например увеличив мощность выделяемой под систему инфраструктуры.

Рекомендуем:

• при оценке этих критериев уточнять параметры инфраструктуры, которая необходима для достижения заявленных поставщиком значений;
• нормировать оценку с учетом этой информации;
• отталкиваться не от максимально возможного значения критерия в принципе, а от необходимого именно вашему бизнесу.

Базовые критерии:

1. Какое количество SKU, точек продаж, логистических звеньев, пользователей способна поддерживать система.

2. Скорость выполнения расчетов и оптимизации планов – полного перерасчета, учета точечных корректировок пользователей.

3. Возможность запускать оптимизацию с ограничением по количеству итераций или длительности процесса оптимизации на выбор.

4. Наличие параллелизации и асинхронности операций в системе.

5. Наличие нужного варианта предоставления системы – в облаке, on-premise.

2.2. Используемые технологии

С точки зрения бизнеса, в целом достаточно того, чтобы система выполняла предъявленные к ней требования, и неважно, как именно она это делает. Но некоторые технологические особенности дают больше возможностей для выполнения требований, чем другие, поэтому мы не могли обойти вниманием данный набор критериев.

Рекомендуем:

• определиться, какие именно функциональные требования и возможности обеспечит вам там или иная технология. Не стоит искать самую передовую технологию, если она не принесет ничего нового для решения именно ваших задач;
• убедиться, что вы с поставщиком решения верно понимаете суть и возможности технологии;
• оценить наличие нужных вам технологических возможностей.

Базовый набор полезных технологических решений:

1. Использование подхода No Code или Low Code дает возможность самостоятельно формировать новые аналитические отчеты из имеющихся в системе данных без дополнительного программирования системы.

2. Использование концепций имитационного моделирования позволяет анализировать сценарии поведения для сложных логистических сетей и бизнес-процессов.

3. Наличие OLAP-кубов c редактируемым вводом позволяет в режиме реального времени вносить ручные корректировки в планы и сохранять их для всех прямо в интерфейсе системы без необходимости перезапуска расчетов заново.

4. Наличие встроенных механизмов извлечения, преобразования и загрузки данных из источников (ETL) сокращает затраты на настройку интеграции данных.

5. Возможность изменения модели данных позволяет гибко подстраиваться под изменения в структуре компании и рынков.

6. Поддержка вычислений в оперативной памяти (in-memory) обеспечит быструю обработку данных из множества источников.

7. Использование микросервисной архитектуры дает возможность быстро обновлять и совершенствовать отдельные блоки системы без риска сбоев в других ее частях.

Конечно же, технологические возможности современных IBP-систем не ограничиваются только этим списком. Однако крайне важно убедиться, что рекламируемые технологические возможности действительно приносят ценность именно в вашей текущей ситуации.

Блок 3. Происхождение и поддержка

Этот блок критериев необходим, чтобы минимизировать риски того, что система окажется недоступной для использования или устареет и выйдет из строя.

3.1. Страна разработки

Выбор предпочтительной страны разработки зависит от рынков присутствия компании.

Рекомендуем:

• определиться, насколько актуальны для вашего рынка страновые политические риски;
• сформировать список предпочтительных и наименее предпочтительных регионов происхождения системы;
• использовать этот критерий в качестве первичного критерия отсева потенциальных поставщиков систем.

Базовые критерии для компаний на рынке РФ:

1. Включение системы в реестр отечественного программного обеспечения (ПО).

2. Место, где происходит фактическая разработка ПО (российское, разработка в России).

3.2. Наличие истории и планов развития системы

Не всегда давно существующее означает лучшее, но наличие опыта разработки и планов улучшения системы может внушить дополнительную уверенность в своем выборе.

Рекомендуем:

• использовать информацию о возрасте системы как дополнительный критерий выбора;
• ориентироваться в большей степени не на количество лет разработки, а на существующий функционал системы и наличие четких планов его развития;
• изучить дорожную карту развития на предмет совпадения ее с вашими стратегическими целями.

Базовые критерии:

1. Год старта разработки.

2. Год первого внедрения.

3. Количество внедрений.

4. Фактическая или гарантированная скорость внедрения новых функций по запросу заказчиков.

5. Наличие дорожной карты развития ИТ-платформ и решения на их основе.

3.3. Опции поддержки

Поддержка важна для уверенности в стабильной работе системы после внедрения.

Рекомендуем:

• определиться со степенью зрелости сотрудников в собственной компании, как в бизнес-функциях, так и в ИТ, а также готовностью выделить часть своей команды для формирования компетенций суперюзеров и первой линии поддержки;
• определиться с параметрами техподдержки: в какое время суток она наиболее критична, какой срок реагирования на запросы может быть приемлем без ущерба для бизнеса.

Базовые критерии:

1. Входит ли обучение пользователей в стандартное предложение внедрения.

2. Наличие техподдержки на 1, 2 и 3 линиях.

3. Параметры соглашения об уровне сервиса (SLA).

4. Условия и стоимость техподдержки.

5. Условия доработок системы после внедрения.

Блок 4. Зрелость компании поставщика решения

Система интегрированного планирования – это сложный продукт, который нельзя просто взять с полки магазина и сразу же начать им пользоваться. Большая часть усилий и ресурсов уходит на подготовку к его использованию, то есть на внедрение. Его качество зависит уже не от качества системы как таковой, а от компетенций поставщика решения, который может быть непосредственным вендором системы или не быть таковым.

4.1. Опыт внедрения систем IBP

Чаще всего заказчики интересуются историей успешных внедрений системы у ее поставщика. Это действительно внушает доверие и дает возможность запросить рекомендации и уточнить у реальных клиентов, насколько качественно поставщик выполняет свою работу. Впрочем, иногда бывает выгодно стать первым клиентом: если вам важна стоимость, то на первых внедрениях она бывает относительно невелика, а система при этом будет более податливой для настройки под ваши запросы и требования.

Рекомендуем:

• определиться, готовы ли вы рискнуть и стать бета-тестером новых разработок или предпочтете уже проверенные решения;
• запросить описание кейсов внедрения системы поставщиком;
• по возможности получить рекомендации от реальных клиентов.

Критерии:

1. Стаж работы поставщика системы на рынке.

2. Наличие кейсов внедрения систем IBP, в том числе отраслевых.

3. Наличие рекомендаций, возможность референс-визитов к предыдущим клиентам.

4.2 Наличие бизнес-экспертизы и методологической поддержки внедрения

Последняя по порядку, но крайне важная по смыслу часть критериев, дающая ответ на вопрос, обеспечивает ли поставщик методологическую поддержку внедрения IBP. Готов ли он подсказать и проконсультировать, как настроить и улучшить процессы планирования? Обучить методике IBP? Поддержать в организационных преобразованиях? Или он просто продает свой продукт, не интересуясь, каким образом он впишется в ваш бизнес-ландшафт?

Рекомендуем:

• изучить публикации, выступления, материалы потенциального поставщика системы;
• запросить информацию и личную встречу с экспертами IBP, чтобы убедиться в их квалификации;
• выбирать поставщиков, работающих по принципу одного окна и обеспечивающих внедрение IBP как на уровне процессов, так и ИT-инструмента.

Критерии:

1. Предлагает ли поставщик решения помощь по внедрению и улучшению методики и процессов IBP как неотъемлемую часть своего решения?

2. Есть ли у него эксперты с опытом в этой сфере?

3. Степень открытости команды, готовность делиться информацией, наличие сплоченного комьюнити вокруг них.

Заключение. Что дальше?

Мы не рассматриваем предложенные списки как нечто жесткое и неизменное. Как и любые рекомендации, они должны уточняться, подстраиваться под изменяющийся мир и учитывать специфику различных запросов. Мы планируем регулярно обновлять эти рекомендации, чтобы они оставались актуальными.

Вы можете стать движущей силой этих обновлений. Присылайте свои комментарии, предложения и кейсы с примерами успешного (или не очень) выбора систем IBP на адрес: me@reshape.team. Ведь, как известно, в цепи поставок ключевое преимущество дает именно сотрудничество друг с другом.

---

[1] Integrated Business Planning (Advanced Sales & Operations Planning). URL: https://www.oliverwight-americas.com/services/integrated-business-planning-advanced-sales-operations-planning/

---